بسیاری از مراکز اعطا کننده بودجه پژوهشی یا گرنت لازم میدانند که متقاضیان دریافت گرنت ابتدا پژوهش پیشنهادی خود را به صورت یک پروپوزال اولیه (preliminary proposal) در قالب letter of inquiry یا letter of intent ارسال نمایند تا در صورت موافقت، از متقاضی دریافت گرنت بخواهند که پروپوزال کامل (full proposal) را ارسال نماید. لذا نامه inquiry یک بخش مهم در روند جذب گرنت میباشد.
معمولا نگارش یک نامه inquiry به صورت ثمربخش و چشمگیر مشکل تر از نگارش پروپوزال کامل میباشد. نامه inquiry که به طور معمول ۲ تا ۳ صفحه میباشد، باید اطلاعات کلیدی مربوط به پروپوزال شما را به صورت فشرده ارائه کند. این نامه معمولا شامل این قسمتهاست: مقدمه ، توصیفی از سازمانی که بدان وابسته اید، متدولوژی پژوهش ، بیان لزوم یا نیاز (statement of need)، منابع گرنت دیگری که در اختیار دارید و خلاصه نهایی.
قسمت مقدمه در واقع خلاصه اجرایی نامه inquiry میباشد و شامل نام سازمان شما، مقدار بودجه مورد نیاز و شرح خلاصه ای از پروژه شما میباشد. قسمت مربوط به سازمان یا ارگان شما باید خلاصه باشد و بر توانایی و صلاحیت سازمان شما تمرکز یابد. در قسمت بیان لزوم یا نیاز که یک عنصر اساسی در نامه inquiry میباشد، شما باید خواننده را متقاعد کنید که ضرورت مهمی وجود دارد که پروژه شما آن را برآورده میکند. قست بیان لزوم یا نیاز، میتواند شامل توصیفی از جمعیت هدف، داده های آماری مرتبط به صورت خلاصه و چند مثال عینی باشد. بخش متدولوژی متناسب با قسمت بیان لزوم نوشته میشود. در بخش متدولوژی، فعالیت های اصلی پروژه، نام و عنوان محققین کلیدی در پروژه مذکور و اهداف عینی مورد نظر را بیان کنید. در ادامه به منابع گرنت دیگری که قسمتی از هزینه های شما را تامین میکنند اشاره کنید. و نهایتا در پاراگراف آخر هدف پروژه تان را مجددا بازگو کنید، آمادگی خود را برای پاسخ به سوالات بیشتر تصریح نمایید، و از توجه شخص یا ارگانی که نامه را خطاب به آنها نوشته اید تشکر نمایید.
نامه inquiry در واقع به این منظور آماده میشود که مرکز اعطا کننده بودجه را متقاعد سازد که درخواست گرنت شما را بررسی نماید. این نامه فرصت آن را فراهم می آورد که تصویری اجمالی از پروژه پیشنهادی خود را ارائه نمایید. لازم است همواره توجه داشته باشید که اهداف پروپزال شما باید با اولویت های مرکز اعطا کننده بودجه مطابقت داشته باشد.
