مکاتباتی که به منظور ارایه نقطه نظر شخصی درباره یک موضوع یا راجع به یک مقاله پژوهشی، با هدف چاپ شدن درمجله، با سردبیر صورت می‌گیرد، مجموعاً تحت عنوان Letters یا Communications طبقه‌بندی می‌شود. ممکن است شما بخواهید تصحیح، انتقاد، شفاف سازی یا اطلاعات تکمیلی در مورد یک مقاله ارایه نمایید، با تفسیر نتایج مخالف باشید و بخواهید تفسیر درست‌تر را با پیشنهادهای جدید خود به اطلاع خوانندگان همان مجله برسانید یا ممکن است بخواهید دیدگاه اجتماعی – اخلاقی یا برداشت سیاسی خود را درباره یک مقاله پزشکی مطرح نمائید؛ در این گونه موارد از نامه به سردبیر استفاده می‌کنیم. جای نامه به سردبیر در بسیاری از مجلات ایرانی خالی است که می‌تواند ناشی از عدم شناخت کافی از این نوع مقاله علمی باشد. در این فصل به چگونگی نوشتن نامه پرداخته، نکات ظریف مرتبط با آنرا مرور می‌کنیم.
چرا نامه به سردبیر می‌نویسیم؟
همانطور که به ایجاز در مقدمه نیز اشاره شد، مواردی که از نامه استفاده می‌کنیم به شرح زیر است:
1) هرگونه نظر درباره یک مقاله پژوهشی که اخیراً در آن مجله به چاپ رسیده است: پیشنهاد، اصلاح، انتقاد، هشدار، مخالفت، ارایه مطلبی جدیدتر، تحلیلی اجتماعی – اخلاقی – سیاسی.
2) گاهی در پی فرصت برای ارایه مطلبی هستید که اگر در قالب دیدگاه برای مجله بفرستید، به‌دلیل عدم سابقه علمی کافی، معمولاً از جانب سردبیر برای چاپ پذیرفته نمی‌شود؛ اما چنانچه این دیدگاه را تحت عنوان یک پیشنهاد درباره مقاله‌ای که با آن ارتباط دارد در قالب نامه به سردبیر بفرستید، احتمال چاپ شدن آن افزایش می‌یابد.
3) بعضاً سردبیر از مخاطبین مجله راجع به موضوعی خاص نظر خواهی می‌کند که پاسخ دهندگان نظراتشان را در قالب نامه ارایه می‌کنند.
4) اگر محتوای مطلبی که می‌خواهید ارایه کنید کمتر از یک گزارش کوتاه است می‌توانید در قالب نامه به مجله ارسال کنید.
5) پاسخ نویسندگان مقاله‌ای که در نامه قبلی نسبت به مقاله آنها اظهار نظر شده نیز در قالب نامه به سردبیر به چاپ می‌رسد.
ساختار نگارشی نامه به سردبیر چیست؟
پیش از نوشتن، نخست باید پیامی را که می خواهید به خواننده منتقل سازید نزد خود کاملاً روشن کنید. سپس به قسمت نامه به سردبیرآخرین شماره از مجله‌ای که می‌خواهید نامه را برای آن بفرستید نگاهی داشته باشید تا یک حس کلی نسبت به نوع و نحوه نگارش انواع نامه در آن مجله بدست آورید. در قسمت راهنمای نویسندگان مجله نیز ممکن است به نحوه نگارش نامه اشاره شده باشد.
سعی کنید عنوانی مفید، مختصر و جذاب انتخاب نمایید اگر نظری که ارایه می‌کنید حاوی مطالب سیاسی می‌باشد، به خصوص اگر قصد چاپ در مجلات آمریکایی را دارید از عنوانهای حساس سیاسی استفاده نمائید.
گام اول: بیان موضوع
در پاراگراف اول به آنچه می‌خواهید درباره آن نظر دهید اشاره کنید. می توانید عنوان مقاله‌ای که نسبت به آن پیشنهاد یا انتقادی دارید را بیاورید و خلاصه‌ای از آنرا بیان کنید تا ذهن خواننده را به موضوع معطوف نمایید.
گام دوم: بیان موافقت یا مخالفت
سپس موافقت یا مخالفت خود را در یک جمله ساده و کوتاه اظهار می‌دارید.
گام سوم: ارائه شواهد و مدارک
آنگاه نوبت به ارایه شواهد و مدارکی می‌رسد که براساس آنها ادعای خود را ثابت می‌کنید.
گام چهارم: نتیجه نهایی
در پاراگراف آخر ضمن روشن نمودن قصد و منظور خود تحت عنوان Closing remark نظر شخصی خود را بطور واضح بیان می‌کنید تا تکلیف خواننده مشخص گردد.
حجم یک letter چقدرباشد؟
در بسیاری از مجلات برای نامه محدودیت کلمات وجود دارد. به عنوان یک اصل سرانگشتی بهتر است حجم نامه حداکثر به ۵۰۰ کلمه یا دو صفحه همراه با یک شکل یا جدول محدود گردد. تعداد نویسندگان معمولاً حداکثربه ۴ تا ۶ نفر محدود می‌باشد و تعداد مراجع نیز کمتر از ۵ مورد (شامل مرجع مربوط به مقاله‌ای که روی آن نظر می‌دهید) می‌باشد. اگر چنانچه قبلاً پژوهشی در آن زمینه انجام داده‌اید، به مقالات چاپ شده خودتان نیز اشاره نمایید.با همه این اوصاف همواره بهتر است به دستورالعمل نویسندگان ونیز نمونه مقالات چاپ شده درژورنال هدف مراجع کنید.
شانس چاپ شدن کدام نامه بیشتر است؟
معمولاً در صورتیکه نامه واجد این سه مشخصه باشد احتمال چاپ شدن آن در مجله بیشتر خواهد بود:
1- در عین مفید و مختصر بودن، موضوع را بطور روشن و واضح بیان کرده باشد (پیام آن مبهم نباشد).
2- بتواند در بین سایر نامه‌ها که بدست سردبیر می‌رسد، نماینده نظر بقیه باشد.
3- فرد معتبر و شناخته شده‌ای آنرا امضا کرده باشد. اهمیت مورد آخر به حدی است که می‌تواند ارزش و اعتبار یک نامه ساده را تا حد چاپ شدن در یک مجله بسیار معتبر بالا ببرد.
اشکالات شایع
– متن نامه را خیلی خشک و علمی ننویسید. بعضاً از انگلیسی محاوره‌ای استفاده کنید تا خواننده را جلب نمایید. اما از بکار بردن مطالب عامیانه پرهیز کنید.
– پرگویی در نامه جایز نیست. سریع به اصل مطلب بروید و پیام اصلی انتقال دهید.
– استفاده از افعالی که بار معنایی منفی دارند، رکیک هستند یا موجب توهین می‌شوندشایسته نیست.
– بسیاری از مجلات برای ارسال نامه پیرامون مقالات چاپ شده، محدودیت زمانی قایل می‌شوند،اما در نوشتن و فرستادن نامه هرگز عجله نکنید. مطلبی که نوشته‌اید را بارها و بارها بخوانید و از افراد صاحبنظر جهت رفع اشکالات آن کمک بخواهید. هنگام نوشتن مطلب نیز خود را جای خواننده تصور کنید و قابل فهم بنویسید. در نامه روان بودن متن و گرامر صحیح اهمیت حیاتی دارد.
– مقاله‌ای را که می‌خواهید در مورد آن نامه بنویسید چندین بار بخوانید و همزمان آنچه به نظرتان می‌رسد را در حاشیه‌اش یادداشت کنید (بارش افکار).
– بهتر است در نامه صرفاً به یک یا حداکثر دو موضوع اکتفا شود. نباید انتقاد به روشها، نتایج، آنالیز و بحث یک مقاله را جمعاً در یک نامه ارایه کرد.
بهتر است افعال بکار رفته در نامه در زمان حال یا گذشته ساده و اکتیو باشند.
برای آشنایی بیشتر با ساختار و نحوه نگارش گزارش مورد به فصل ۱۳ از کتاب مبانی نگارش علمی تالیف دکتر آرمین رشیدی و دکتر محمد رضا محبی – گروه نگارش علمی (SWT)- موسسه فرزان مراجعه نمایید.
