سازمان و تشکیلات دفتر سردبیری، تا حدی به سیاستهای راهکارهای تعیین شده برای مرور مقالات ارسال شده بستگی دارد. به عنوان مثال آیا رسیدگی به مقالات ارسال شده به صورت مرکزی و در یک مکان واحد انجام می شود یا برخی از مقالات توسط دستیار سردبیر در جای دیگری مورد بررسی قرار می گیرند؟
برای دریافت، ثبت و پیگیری مقالات ارسال شده و تماس با مرورگران، به پرسنل و کارمند نیاز است. تجهیزات لازم در دفتر سردبیری عبارتند از کامپیوتر، چاپگر، نرم افزار رهگیری مقالات ارسال شده، و تجهیزاتی برای برقراری ارتباط نظیر تلفن، فاکس و اینترنت.
باید مشخص شود که مجله به یک یا چند دستیار سردبیر نیز نیاز دارد یا خیر. آیا دستیاران سردبیر همراه با سردبیر در یک مکان مستقر می شوند یا از راه دور با وی ارتباط برقرار می کنند؟ مسئولیتهای دستیار سردبیر کدام است؟ آیا قرار است دستیار سردبیر صرفاً به انواع خاصی از مقالات رسیدگی کند یا به سادگی در اداره امور به سردبیر کمک برساند؟ سیر نقل و انتقال مقالات جهت ارزیابی اولیه در دفتر سردبیری چگونه است و دستیار سردبیر در این روند چه نقشی دارد؟ تصمیم گیری بر چه اساس و با چه کسی است؟
آیا هیأت سردبیری وجود دارد؟ وظیفه هیأت سربیری چیست؟ اعضای آن باید از چه ویژگیهایی برخوردار باشند؟ هیأت سردبیری می تواند به عنوان یک منبع مهم در تصمیم گیری به سردبیر کمک و از او پشتیبانی نماید. اعضای آن را می توان به آسانی از میان بهترین و با انگیزه ترین مرورگران انتخاب نمود. هیأت سردبیری می تواند کمک بسیار خوبی برای سردبیر باشد؛ البته به شرط آنکه عملکرد آن روشن و مشخص باشد، ااعضای آن دارای علائق و تخصصهای گوناگون باشند و ابعاد آن محدود باشد. دوره خدمت اعضای هیأت سردبیری باید محدود باشد تا سردبیر بتواند افراد جدید را زود به زود جایگزین کند.
تعیین محتوای سردبیری مجله:
محتوای سردبیری مجله ممکن است توسط صاحب امتیاز مجله و منطقه جغرافیایی که مجله در آنجا چاپ می شود از پیش تعیین گردد.
محتوای سردبیری با اتخاذ تصمیماتی مبنی بر قبول یا رد مقالاتی با موضوع خاص تعیین می شود. اگر نویسندگان، مقاله ای با یک موضوع خاص در مجله ببینند، احتمالاً مقاله ای در رابطه با آن موضوع به مجله ارسال خواهند نمود. برعکس، اگر نویسندگان آن موضوع را ملاحظه ننمایند، احتمالاً چنین تصور خواهند نمود که مجله علاقمند به چاپ مقاله در موضوع فوق نیست و لذا مقاله خود را در جای دیگر خواهند فرستاد. سردبیر باید با در نظر گرفتن نیازها و علایق خوانندگان مشخص کند که مجله باید از چه محتوایی برخوردار باشد؛ چه حیطه هایی هستند که در آینده امیدواری های زیادی راجع به آنها وجود دارد. سردبیر باید فضایی که قصد دارد به چاپ موضوعات خاص اختصاص دهد معین نماید.
سردبیر باید مشخص کند که آیا قصد دارد راجع به یک یا چند موضوع خاص به صورت فوق تخصصی وارد عمل شود؟ و آیا قصد دارد در برخی موضوعات عرصه را برای پذیرش انواع دیگری از مقالات مانند مقالات مروری باز بگذارد؟ آیا قصد دارد یک شماره را کاملاً به یک موضوع خاص اختصاص دهد؟
سردبیر می تواند از راه های مختلف برای جذب مقالات بهتر یا جدید تر و مقالاتی که در عرصه جدیدی از پژوهش وارد شده اند اقدام کند. مثلاً می تواند از نویسندگان دعوت به عمل آورد تا مقالات خود را مستقیماً ارسال نمایند یا این کار را بواسطه انجمنهای پزشکی یا سایر مؤسسات انجام دهند. می توان در مجله به عنوان یک یادآور، نوشته ای به چاپ رساند و از نویسندگان خواست مقالاتی در این حیطه مورد نظر مجله ارسال نمایند. البته اینگونه اعلام ها حتما باید با ذکر این نکته همراه باشد که مقالات ارسال شده طبق روال معمول مجله بررسی خواهند شد و این دعوت، الزامی برای پذیرش حتمی مقاله ایجاد نمی کند.
